Sometaduuniin-hankkeessa on pilotoitu virtuaalisia kohtaamisia aiemmin Adobe Connect -ympäristössä. Tänä keväänä kokeiluun otettiin uusi alusta Slack, joka on monelle tuttu esimerkiksi oman tiimin keskustelu- ja tiedonjakokanavana. Uudenlaisen virtuaalisen kohtaamisen mallia oli mukana konseptoimassa Laurean tietojenkäsittelyn opiskelija Emma Barck, jolla on työn alla aiheesta opinnäytetyö. Tavoitteena on löytää toimiva toimintamalli virtuaaliseen kohtaamiseen sekä saada levitettyä ja vakinaistettua käytännettä osana korkeakoulujen toimintamallia.
Kaikille opiskelijoille avoin kaksiviikkoinen verkostoitumistapahtuma järjestettiin 27.2.-13.3.2018, jona aikana opiskelijoilla ja työnantajilla oli mahdollisuus esittäytyä toisilleen, verkostoitua työpaikkojen ja projektien tiimoilta sekä osallistua teemakeskusteluihin alustalla. Tarkoitus oli tarjota yrityksille virtuaaliset ständit, joilla käyminen mahdollisti opiskelijoille verkostoitumisen tasapuolisesti kampuksesta riippumatta. Laurean kansainvälisten opiskelijoiden huomioimiseksi tapahtuma järjestettiin kaksikielisenä. Tapahtuman lopussa alustalle kirjautuneita oli huikeat 86 henkilöä. Työtä tarjoavia eri alojen organisaatioita ilmoittautui mukaan 17. Muutama ei kuitenkaan aktivoitunut omalla kanavallaan.
Keskustelua Slackin kanavalla
Alustan pystyttäminen ja valmistautuminen tapahtumaan varsin vaivatonta
Slack-kanavan pystyttäminen on helppoa. Asetuksia oli tarpeen muokata jonkin verran: päädyimme siihen, että ylläpitäjä tekee kaikki tapahtumassa käytössä olevat kanavat.
Ennen tapahtuman alkua tuleville kahdelle viikolle tuotettiin sisällöntuotonsuunnitelma, jonka pohjalta kanaville tehtiin keskustelunavauksia ja nostettiin teemoihin liittyviä linkkejä Twitterin kautta. Twitter-integraation avulla twiitit nousivat Slackin keskustelun syötteeseen, jolloin kaikkea sisällöntuottoa ei tarvinnut tehdä itse alustan kautta. Slackissa onkin paljon mahdollisuuksia eri palveluiden integroimiseen ja sovellusten käyttöön, joihin kannattaa kohtaamisia suunnitellessa tutustua. Menneessä tapahtumassa käytössä oli palvelun ilmaisversio, joka tarjoaa maksutta käyttöön 10 eri integraatiota tai sovellusta.
Onnistumisen avain on vuorovaikutuksen tukeminen
Keskustelunavaukset suunniteltiin siten, että ne palvelisivat opiskelijoiden ja työnantajien välistä vuoropuhelua. Tapahtuman edetessä todettiin, että kynnys keskusteluun liittymiseen tuntui kuitenkin olevan melko korkea ja valtaosa osallistujista ottikin mieluummin tarkkailijan roolin. Myös alustan uudenlainen sovellustapa tai jopa sen tuntemattomuus saattoi osaltaan jarruttaa vuorovaikutusta tapahtuman aikana. Jäimmekin pohtimaan, voiko vuorovaikutuksen syntymistä vielä jotenkin paremmin tukea.
Kuitenkin osallistujamäärästä päätellen kynnys liittyä tapahtumaan tuntui olevan matala. Tähän voi vaikuttaa aikaan ja paikkaan sitomattomuus ja ketterä alustavalinta. Todennäköisesti toimintamallin laajentaminen toisi alustalle uudenlaista pöhinää osallistujamassan kasvaessa ja varsinainen keskusteluun osallistumisen kynnyskin voisi näin toivottavasti madaltua. Mikä meitä ilahdutti kovasti, oli se, että muutama yritys sekä Laurean V-Tours-hanke lähtivät hyvinkin aktiivisesti mukaan sisällöntuotantoon.
Palaute rohkaisevaa – tästä on hyvä jatkaa uusiin kokeiluihin
Tapahtuman päättyessä osallistujilta kerättiin palautetta mm. Slackin alustan toimivuudesta, syntyneistä verkostoista ja yleisesti järjestetyn tapahtuman hyödyllisyydestä ja saatu palaute oli yleisesti hyvää. Osa osallistujista koki tosin, että alustan käyttöön olisi tarvinnut enemmän ohjeistusta ja osa ettei saanut tapahtuman aikana luotua merkittäviä kontakteja. Yrityskumppaneiden kanssa käydyissä keskusteluissa uudet toimintatavat on koettu kiinnostaviksi ja kokeiluita toivotaan jatkettavan.
Tapahtuman pilotoinnin opit ja oivallukset koostetaan yhteen konseptin jatkokehittelyä varten. Keskustelu uudesta pilotointikierroksesta Slack-alustalla on käynnissä ja toteutusta kaavaillaan syksylle 2018, kun Sometaduuniin-hanke jatkaa virtuaalisten kohtaamisten pilotointeja eri alustoilla. Toivommekin, että voimme testata Slack-tapahtumaa yhteistyössä muiden alueen korkeakoulujen kanssa.
Haluaisitko toteuttaa oman virtuaalisen kohtaamisen Slackin alustalla?
Slackin virtuaalisen kohtaamisen osallistujien ohjeet opiskelijalle ja työnantajalle, konseptin prosessikuvauksen ja esimerkin kohtaamisen aikaiseen sisällöntuottoon voit ladata materiaalipankista.
Ensimmäisen Slack-tapahtuman kokemusten pohjalta koostimme seuraavat viisi tärppiä oman virtuaalisen kohtaamisen järjestämiseen Slackissä:
1. Hyvä sisällöntuotannonsuunnitelma mahdollistaa alustan vaivattoman ylläpidon. Panosta yhtenäiseen jatkumoon, joka tukee tapahtuman kulkua, sisällöntuoton teemoja miettiessäsi ja etsi ajankohtaista tietoa osallistujille jaettavaksi.
2. Kaikkea sisältöä ei tarvitse tuottaa suoraan Slackin alustalla. Mieti, miten voisit hyödyntää Slackin tarjoamia integraatioita sisällöntuottamisessa ja osallistujien aktivoimisessa (esim. Twitter). Ole kuitenkin tarkka valinnoissasi, sillä ilmaisissa sovelluksissa on rajoitteita.
3. Suosiostaan huolimatta Slack voi olla vielä tuntematon alusta monelle. Tee osallistumiskynnyksestä matala valmistelemalla huolellisesti ohjeet osallistujia varten. Ohjeistusta tarvitaan kanavien löytämiseksi.
4. Tukea alustan käyttöön ei välttämättä aina ilmaista suoraan. Tarjoa siis aktiivisesti tukea kanavilla, jos tilanne näyttää sitä vaativan.
5. Ylläpidon roolin ei tarvitse olla vain hallinoiva. Seuraa keskustelua aktiivisesti ja ota siihen osaa myös itse, omalla esimerkilläsi voit rohkaista myös muita tulemaan mukaan juttuun.
Kiitos Emma Barckille panoksesta Slackin virtuaalisen kohtaamisen ideointiin ja konseptointiin, sekä kaikille tapahtumassa mukana olleille opiskelijoille ja organisaatioille!
Lisätietoa: Virtuaalisten kohtaamisten kehittämistä voi seurata hankkeemme kotisivuilla www.sometaduuniin.fi sekä Facebookissa.
Kommenttien kirjoittaminen edellyttää että olet kirjautunut.