Sometaduuniin-hankkeen Laurean osaprojektissa kehitetään virtuaalisia kohtaamisia opiskelijoiden ja työnantajien välille. Tavoitteena on tukea työ- ja harjoittelupaikkojen löytämistä uudenlaisilla toimintatavoilla. Hankkeessa ideoidaan ja pilotoidaan hankkeen aikana (10/2016-9/2019) kuutta eri toimintamallia. Näiden käyttöä laajennetaan ensin muihin hanketoimijoihin (TAMK, Lapin AMK ja Itä-Suomen yliopisto) ja viimekädessä pyritään löytämään keino vakiinnuttaa virtuaaliset kohtaamiset osaksi korkeakoulujen normaalia toimintaa. Tässä kirjoituksessa kuvataan kolmen ensimmäisen Adobe Connect alustalla toteutetun virtuaalisen kohtaamisen pilotin yhteiskehittämistä ja toteutusta. Jatkossa jaamme myös kokemuksia Slackissä toteutetusta kaksiviikkoisesta tapahtumasta.
Virtuaalisten kohtaamisten kehittämisen taustalla on ajatus siitä, että verkossa voimme oikea-aikaisemmin ja aitoon tarpeeseen perustuen tarjota opiskelijoille ja työnantajille paremman mahdollisuuden kohtaamiseen, kuin perinteisten keinojen avulla. Esimerkiksi ura- ja rekrymessuilla vain osa kävijöistä etsii työtä ja työnantajillakaan ei välttämättä ole muuta sanomaa, kuin ylläpitää tai kehittää työnantajakuvaansa. Kuten Onnikin totesi, on virtuaalisen kohtaamisen etu myös matka-ajan ja -kustannusten säästyminen. Kuusikampuksisen korkeakoulun näkökulmasta verkossa kohtaaminen tarjoaa paitsi tasa-arvoisemmat mahdollisuudet opiskelijoille, myös säästää bussikyytikustannuksia ja näihin matkoihin liittyviä päästöjä. Uusi toimintatapa on siis monella tapaa vihreämpi kuin vanha.
Syksyn 2017 ja kevään 2018 aikana Laureassa on toteutettu Adobe Connect alustalla kolme erilaista virtuaalisen kohtaamisen pilottia opiskelijoiden ja työnantajien välillä. Adobe Connect valikoitui ensimmäiseksi pilotoitavaksi alustaksi, koska se mahdollistaa pienryhmät kokousistunnon sisällä. Ratkaisun tietoturvakysymyksiä oli selvitelty opinnäytetyönä kesän ja alkusyksyn aikana. Syyskuussa 2017 Laurean Sometaduuniin-tiimi järjesti työpajapäivän. Mukana oli työelämän edustajia, Laurean HR-väkeä sekä hankkeessa mukana olevia opiskelijoita. Työpajassa pohdittiin yhdessä, mitä virtuaalisissa kohtaamisissa tulisi tapahtua, jotta kohtaaminen on molempien osapuolten näkökulmasta mielekästä. Lopputuloksena saatiin kuvattua kaksi toimintatapaa työantajien ja opiskelijoiden välisiin pienryhmäkeskusteluihin. Konseptit on ladattavissa hankesivuston materiaalipankissa.
Virtuaalisten kohtaamisten toteutus Adobe Connectissa
Ensimmäisessä Adobe Connect -pilotissa (16.11.2017) työnhakijat pyydettiin toimittamaan etukäteen linkki e-portfolioon, LinkedIn-profiiliin tai sähköiseen CV:en. Tapahtuma toteutettiin monialaisena, ja mukaan kutsuttiin sosiaalialan, liiketalouden sekä matkailu- ja ravitsemisalan opiskelijoita ja työnantajia. Kohtaamisten lähtökohtana tässä pilotissa oli oikea työpaikka, johon voi hakea.
Kun aloitimme tämän pilotin suunnittelun, suurin haaste tuntui alkuun olevan tekniikka. Tekniikka on edelleenkin haaste, mutta en rinnalle nousi pian kaksi muuta yhtä suurta haastetta: tilaisuuksien sisältö ja tilaisuuksien tunnetuksi tekeminen, eli että oikeasti saamme ihmiset mukaan ja kohtaamaan. Opiskelijoita ja työnantajia oli haastavaa saada mukaan, koska konsepti oli vielä uusi ja tuntematon. Myös tekninen osaaminen arvelutti osallistujia. Saimme mukaan neljä työnantajaa ja linjoille lopulta kolme työnhakijaa. Osallistujamäärän osalta käytiin näin ollen läpi kahdensuuntaiset huolet. Ensinnäkin huoli siitä, miten suuresta massasta ihmisiä saadaan muodostettua tarkoituksenmukaisia kohtaamisia, ja toiseksi huoli siitä, saadaanko pilottiin riittävästi osallistujia. Ensin mainittua huolta työstämään olimmekin käynnistäneet syksyn alussa jo opiskelijaprojektin.
Tilaisuus aloitettiin äänitestauksilla. Tämän jälkeen lämmiteltiin yhdessä paneelikeskustelun avulla. Työnhakijat saivat ilmoittautumisen yhteydessä esittää työnantajille kysymyksiä, jotka käsiteltiin kohtaamisen ensimmäisen puolen tunnin aikana. Aikaa tapahtumassa jäi muutamalle puheenjohtajan esittämälle lisäkysymykselle. Paneelikeskustelun aikana tarkistettiin myös vielä ääniasetuksia erillisessä kokoushuoneen sisäisessä huoneessa. Tämä ratkaisu ei kuitenkaan ole sellainen, jota kannattaa jatkossa toteuttaa, vaan äänitestaukset kannattaa tehdä ennen tilaisuuden alkamista. Tämän jälkeen toteutettiin yksilöhaastattelut breakout-huoneissa, ja lopuksi kaikki halukkaat kokoontuivat vielä palautehuoneeseen. Opiskelijat ja työnantajat antoivat tapahtumasta myönteistä palautetta. Tilaisuudessa oli mukana opinnäytetyöntekijä Ilja Prohorov, joka keräsi tapahtumasta palautetta kyselyllä. Lisäksi tilaisuudessa oli virtuaalinen palautehuone, jossa osallistujat kuvasivat kokemuksiaan tapahtumasta. Palautteen perusteella voitiin todeta, että Adobe Connect soveltuu hyvin virtuaalisiin kohtaamisiin, mutta ohjeet osallistujille ja järjestäjille kaipasivat vielä muutamia tarkennuksia. Teknisiä haasteita ilmeni jonkin verran, ja osaava tukihenkilö oli tilaisuudessa tarpeen. Yksi yritys ei päässyt ääneen, sillä yritys ei saanut yhteyttä muodostettua omista tietoturva-asetuksista johtuen.
Toisessa Adobe Connect -pilotissa (5.2.2018) toteutettiin sosiaalialan alakohtainen pilotti, jossa alan opiskelijat ja neljä sosiaalialan työnantajaa kohtasivat Adobe Connectin välityksellä. Pilotissa oli mukana noin 30 sosionomi opiskelijaa. Pilotissa opiskelijoilla oli mahdollisuus löytää työ- tai harjoittelupaikkoja sosiaalialalta. Lisäksi kuultiin myös vapaaehtoistyön mahdollisuuksista eri yksiköissä sosiaalialla.
Sosiaalialan opiskelijoilla tämä tapahtuma oli integroitu opintojaksoon Dialogi, kohtaaminen ja ammatillinen vuorovaikutus. Pilotissa mukana olleet opiskelijat olivat vasta tammikuussa aloittaneet opiskelunsa Laurean Hyvinkään kampuksella, ja he saivat pilotissa heti opintojen alussa tuntumaa työ- ja harjoittelupaikan hakemiseen virtuaalisesti. Tapahtumassa oli mahdollista myös valita vain tutustumiskeskustelu työnantaja kanssa, mikäli varsinainen työ- tai harjoittelupaikan haku ei vielä ollut ajankohtaista. Lisäksi tapahtumassa oli mukana Laurean sosionomialan alumni kertomassa omasta työllistymisestään ja uratarinastaan. Virtuaalinen kohtaaminen AC-ympäristössä sai positiivista palautetta ja kiitosta erityisesti matalan kynnyksen osallistumismahdollisuudesta sekä alustan toimivuudesta. Hyväksi koettiin myös, että työnantajilta sai heti alkuun kuulla, minkälaista työtä yrityksissä on tarjolla. Tämä helpotti kysymysten esittämistä ryhmäkeskusteluissa.
Marjo Ruuskanen ja Ida Liljendal kertovat opiskelijoille työmahdollisuuksista Seurella (kuva Anna Nykänen)
Kolmannessa Adobe Connect pilotissa (9.4.2018) Laurea Hyvinkään liiketalouden opiskelijat toteuttivat liiketalouden alakohtaisen virtuaalisen kohtaamisen työnantajien ja opiskelijoiden välillä aiemmin tehtyihin ohjeisiin perustuen. Osallistuminen oli opiskelijoille vapaaehtoista eikä osana opintojaksoa. Tiimi tiivisti ja selkiytti osallistumisohjeita entisestään. Ohjeet tuli myös käännettyä englanniksi. Pienryhmissä toteutettiin ryhmähaastattelu, jota kehitettiin vuorovaikutteisempaan suuntaan. Työnhakijalta pyydettiin hissipuhe ja suositeltiin vahvasti web-kameran käyttöä. Tapahtumaan osallistui lopulta kolme työnantajaa ja 10 opiskelijaa. Yksi työnhakija työllistyi tapahtuman jälkeen napaten itselleen kesätyöpaikan. Palaute tapahtumasta oli positiivista, mutta jälleen yksi työnantaja ei onnistunut pääsemään kohtaamiseen mukaan tietoteknisten haasteiden vuoksi. Voidaankin todeta, että tekniset haasteet tulee ottaa huomioon huolella, mutta kaikkea ei valitettavasti voi ennalta suunnitella.
Sometaduuniin-hankkeessa jatketaan virtuaalisten kohtaamisten kehittämistä saadun palautteen pohjalta ja yhteistyössä opiskelijoiden kanssa. Julkaistuja ohjeita tullaan vielä kehittämään kolmannen tapahtuman perusteella. Opiskelijat ovat osallistuneet kehittämistyöhön myös muun muassa palvelumuotoilun menetelmiä soveltaen, josta kerromme jatkossa lisää. Kevään 2018 alussa on tehty myös kysely työnantajille virtuaalisten kohtaamisten kehittämiseen liittyen. Näiden selvitysten perusteella on tarkoitus kehittää konsepteja syksyllä edelleen.
Liitteet:
Ohjeet
Opinnäytetyöt
Adobe Connect, sosiaalisen median sovelluksena virtuaalisissa kohtaamisissa
Prohorov, Ilja (2018)
Job applicant’s information security – Instant messaging applications as a part of virtual recruitment
Savolainen, Ville (2017)
Aiheesta muualla
Kommenttien kirjoittaminen edellyttää että olet kirjautunut.